¿Qué es el Registro Único de Proponentes (RUP)?
¿Para qué sirve el RUP?
El RUP centraliza toda la información relevante de los proponentes, como su experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad organizacional, lo que permite a las entidades estatales evaluar a los candidatos de manera eficiente y transparente. Este registro es indispensable para participar en los procesos de licitación pública, salvo las excepciones expresamente señaladas en la ley.
La inscripción en el RUP proporciona una serie de beneficios tanto para las empresas como para las entidades contratantes. A continuación, se detallan algunos de estos beneficios.
Beneficios del Registro Único de Proponentes (RUP)
Publicidad de los requisitos habilitantes: El RUP hace pública toda la información sobre la capacidad jurídica, financiera, organizacional y de experiencia de los proponentes. Esto da confianza a las entidades estatales y permite a los proponentes mostrar de manera clara su idoneidad para ejecutar contratos públicos.
Participación en licitaciones: Al estar inscrito en el RUP, el proponente puede participar en los procesos de contratación pública. La inscripción es un requisito esencial para formar parte de las licitaciones y concursos de méritos organizados por las entidades estatales.
Certificación oficial: El RUP emite un certificado que constituye plena prueba de la veracidad de la información registrada. Este documento es fundamental para cualquier empresa o persona que busque celebrar contratos con el Estado, ya que demuestra que su información ha sido verificada y está en firme.
¿Cómo se realiza la inscripción en el RUP?
La inscripción en el RUP se realiza a través de la Cámara de Comercio del domicilio principal del proponente. El proceso requiere la presentación de una serie de documentos, como el formulario del Registro Único Empresarial y Social (RUES), el Registro Único Tributario (RUT), los estados financieros certificados y la evidencia de experiencia en la provisión de bienes o servicios. Además, es importante que la información reportada en el RUP sea coherente con la que se encuentra en el registro mercantil de la empresa.
Renovación y actualización del RUP
Una vez inscrito, el proponente debe renovar su registro anualmente entre el 1 de enero y el 5º día hábil de abril. No hacerlo dentro del plazo estipulado resulta en la cesación de los efectos jurídicos del registro, lo que significa que el proponente no podrá participar en nuevos procesos de contratación hasta que se reinscriba. Además, los proponentes tienen la opción de actualizar su información de experiencia o capacidad jurídica en cualquier momento, lo que garantiza que su perfil esté siempre al día para las licitaciones.
Casos en los que no se requiere el RUP
No es necesario inscribirse en el RUP para ciertos tipos de contratos, como los de contratación directa, mínima cuantía o concesiones. Asimismo, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia están exentas de este registro, salvo en casos específicos.
Requisitos para Inscribirse en el Registro Único de Proponentes (RUP)
Inscripción en el RUP
La inscripción en el RUP es un requisito fundamental para poder participar en licitaciones y otros procesos de contratación pública. A continuación, te explicamos los requisitos que debes cumplir para inscribirte en el RUP y garantizar tu participación en las contrataciones estatales.
Formulario del Registro Único Empresarial y Social (RUES)
El primer paso para inscribirte en el RUP es diligenciar el Formulario RUES. Este documento recopila toda la información necesaria para el registro, incluyendo los datos generales del proponente, su clasificación dentro del sistema de contratación pública y la información financiera. El formulario debe ser firmado por la persona natural proponente o por el representante legal de la persona jurídica.
Copia del Registro Único Tributario (RUT)
Es obligatorio anexar una copia del RUT, expedido por la DIAN, para verificar el registro tributario del proponente. Este documento permite a las autoridades verificar la existencia legal de la persona natural o jurídica y su correcto registro ante la autoridad fiscal del país.
Estados Financieros
Los proponentes deben presentar los estados financieros del último cierre fiscal, suscritos por el proponente y un contador público con su certificación y notas correspondientes. Estos documentos deben estar preparados de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que aseguran la presentación uniforme de la situación financiera de la empresa.
Si la persona no está obligada a llevar contabilidad, deberá presentar una certificación firmada por el proponente y el contador, que detalle los rubros financieros que componen los indicadores de capacidad financiera.
Certificación del Tamaño de la Empresa
Es necesario presentar una certificación del tamaño de la empresa, conforme a los criterios establecidos en el Decreto 957 de 2019. Esta certificación debe especificar si la empresa es una microempresa, pequeña, mediana o gran empresa.
Certificación de Pago de Parafiscales y Seguridad Social
Se debe presentar una declaración de cumplimiento del pago de parafiscales y seguridad social, según lo estipulado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Este requisito es indispensable para demostrar que la empresa cumple con sus obligaciones laborales y de seguridad social.
Certificación de la Razón de Cobertura de Intereses
El contador debe firmar una certificación en la que se detallen los gastos de intereses reportados en el formulario RUES. Este documento es esencial para el cálculo del índice de cobertura de intereses, un indicador financiero que evalúa la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones financieras.
Copia de la Tarjeta Profesional del Contador
Debe anexarse una copia de la tarjeta profesional del contador, revisor fiscal o auditor que firma los estados financieros, junto con una certificación de vigencia de su matrícula, expedida por la Junta Central de Contadores con un máximo de tres meses de antigüedad.
Certificados de Experiencia
La experiencia en la provisión de bienes, ejecución de obras o prestación de servicios se acredita mediante certificados expedidos por terceros que hayan recibido los bienes o servicios. Estos documentos deben corresponder a contratos ejecutados, órdenes de compra o actas de liquidación. Es fundamental que se identifiquen los bienes o servicios con el Clasificador de Bienes y Servicios (UNSPSC), hasta el tercer nivel.
Requisitos Adicionales para Personas Naturales No Inscritas en el Registro Mercantil
Para las personas naturales que no están inscritas en el registro mercantil, los requisitos incluyen:
Formulario RUES debidamente diligenciado.
Copia del RUT.
Copia del documento de identificación.
Certificación del tamaño de la empresa.
Certificación de capacidad financiera y organizacional si no están obligadas a llevar contabilidad.
Aportar Información Financiera de los Últimos Tres Años
De acuerdo con los Decretos 359 y 579 de 2021, los proponentes deben aportar la información financiera de los tres últimos años. Si la empresa no tiene la antigüedad suficiente para cumplir con este requisito, debe presentar la información financiera correspondiente a su primer cierre fiscal.
Costos de Inscripción
La inscripción en el RUP tiene un costo establecido por el Gobierno Nacional. Para el año 2024, las tarifas son las siguientes:
Inscripción: $751.000
Renovación: $751.000
Actualización: $401.000
Certificados: $68.000
Expedición de copias: $3.700
¿Cómo Tramitar el Registro Único de Proponentes (RUP)?
Preparar la Documentación Requerida
Antes de iniciar el trámite, debes reunir la documentación necesaria para la inscripción en el RUP. La documentación varía dependiendo de si eres persona natural o jurídica, pero en general incluye lo siguiente:
Formulario del Registro Único Empresarial y Social (RUES), diligenciado y firmado.
Copia del Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN.
Estados financieros del último cierre fiscal firmados por el proponente y el contador, preparados según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
Certificación del tamaño de la empresa (micro, pequeña, mediana o gran empresa) conforme a lo dispuesto en el Decreto 957 de 2019.
Certificación de cumplimiento del pago de parafiscales y seguridad social, según el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
Certificados de experiencia en la provisión de bienes, ejecución de obras o prestación de servicios, emitidos por los clientes o entidades que recibieron los bienes o servicios.
Copia de la tarjeta profesional del contador, revisor fiscal o auditor que firma los estados financieros, con su respectiva certificación de vigencia expedida por la Junta Central de Contadores.
Además, es importante que la información financiera reportada en el RUP sea coherente con la registrada en el registro mercantil o en el registro de entidades sin ánimo de lucro, en caso de estar inscrito.
Diligenciar el Formulario RUES
El Formulario RUES es el documento base para la inscripción en el RUP. Este formulario recopila la información general sobre el proponente, así como sus capacidades jurídica, financiera y organizacional. Debes asegurarte de llenar correctamente todos los campos solicitados y adjuntar los anexos requeridos, como el Anexo 2, que incluye los indicadores financieros necesarios para la evaluación de la capacidad financiera.
Al completar el formulario, también debes indicar los códigos de clasificación de bienes y servicios utilizando el Clasificador UNSPSC (Clasificación Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas). Es importante que te autoclasifiques correctamente hasta el tercer nivel (segmento, familia y clase) para que las entidades estatales puedan identificar claramente los productos o servicios que ofreces.
Presentar la Solicitud en la Cámara de Comercio
Una vez que hayas reunido toda la documentación y completado el formulario, debes presentar la solicitud de inscripción en la Cámara de Comercio del domicilio principal de tu empresa o actividad económica. Puedes realizar este trámite de forma presencial en las sedes de la Cámara de Comercio o, en muchos casos, de manera virtual a través de su página web.
Es importante que verifiques los horarios y los puntos de atención de la Cámara de Comercio, ya que en algunas ciudades este trámite puede requerir cita previa. Asimismo, puedes acceder a la Ventanilla Única Empresarial (VUE), donde es posible gestionar la inscripción en el RUP de manera integral y consultar información adicional sobre los trámites empresariales.
Pagar los Derechos de Inscripción
El trámite de inscripción en el RUP tiene un costo, cuyas tarifas están fijadas por el Gobierno Nacional. Para el año 2024, los costos son los siguientes:
Inscripción: $751.000
Renovación: $751.000
Actualización: $401.000
Certificados: $68.000
Expedición de copias: $3.700
Este pago debe realizarse en las oficinas de la Cámara de Comercio, ya sea de forma presencial o en línea a través de los medios de pago habilitados.
Revisión y Verificación de la Información
Una vez radicada la solicitud, la Cámara de Comercio procederá a verificar la información presentada y los documentos anexos. Este proceso de revisión tiene un plazo de 15 días hábiles a partir de la fecha de radicación. Durante este tiempo, la Cámara puede solicitar documentación adicional o correcciones si encuentra inconsistencias en la información entregada.
Es fundamental asegurarse de que toda la información esté correcta y actualizada, ya que cualquier error o falta de documentación puede retrasar el trámite o resultar en la devolución de la solicitud.
Obtención del Certificado del RUP
Después de que la Cámara de Comercio haya verificado y aprobado la inscripción, se emitirá el certificado del RUP, que es el documento oficial que acredita que estás inscrito como proponente del Estado. Este certificado contiene información detallada sobre tu experiencia, capacidad financiera, jurídica y organizacional, y es esencial para participar en licitaciones y concursos de méritos.
Este certificado también constituye una prueba plena de que la información ha sido verificada y se encuentra en firme, lo que te da una ventaja competitiva al momento de participar en procesos de contratación estatal.
Renovación y Actualización del RUP
La inscripción en el RUP no es indefinida. Debe renovarse anualmente, entre el 1 de enero y el 5º día hábil de abril de cada año. Si no renuevas tu inscripción en este plazo, los efectos jurídicos del registro cesarán y deberás realizar nuevamente el trámite de inscripción para participar en procesos de contratación pública.
Además, si necesitas modificar información sobre tu experiencia o capacidad jurídica, puedes actualizarla en cualquier momento. No obstante, no es posible modificar la información financiera durante el proceso de actualización; esta solo puede ser modificada en el proceso de renovación anual.
Trabaja con Segura Contadores
¿Estás listo para llevar tu negocio al siguiente nivel y participar en contratos con entidades estatales? ¡No pierdas más tiempo! Inscribirte en el Registro Único de Proponentes (RUP) es el primer paso para abrirte camino en el sector público. En Segura Contadores, te ayudamos a cumplir con todos los requisitos necesarios para garantizar una inscripción rápida y sin complicaciones.
No dejes pasar oportunidades de negocio. Mantén tu información actualizada y asegúrate de estar siempre habilitado para competir en licitaciones. Contáctanos hoy mismo y descubre cómo podemos apoyarte en todo el proceso de inscripción, renovación y actualización del RUP. ¡Haz crecer tu negocio con nosotros!
